Reisekostenzuschuss
Was ist der Reisekostenzuschuss des Graduiertenzentrums und für wen ist er gedacht?
Der Austausch ist von zentraler Bedeutung für Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler. Auf dieser Seite informieren wir Sie über die Möglichkeiten, für Reisen und Forschungsaufenthalte eine Unterstützung zu bekommen.
Die Universität Passau unterstützt mittels eines Reisekostenzuschusses von maximal zwei Drittel der anfallenden Kosten (bei Vorliegen der Voraussetzungen der Richtlinien über die Gewährung von Reiskostenzuschüssen) Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler der Universität, die einen aktiven Beitrag (Vortrag, Poster oder Präsentation) bei einer wissenschaftlichen Veranstaltung im In- oder Ausland leisten.
Da die Auszahlung der Reisekostenerstattung in einigen Fällen mit einer Wartezeit von mehreren Monaten verbunden ist, empfehlen wir Ihnen einen Vorschuss zu beantragen.
Nach welchen Kriterien wird die Reisekostenförderung vergeben?
Die Reisekostenförderung des Graduiertenzentrums wird aufgrund begrenzter Haushaltsmittel nach folgenden Kriterien vergeben:
- Erstförderungen werden priorisiert.
- Bei Folgeförderungen werden folgende Indikatoren bei der Entscheidung berücksichtigt:
- Vorherige bewilligte Fördersumme der Antragsstellenden: pro Jahr kann eine Person mit maximal 1.500 bis 2.000 € gefördert werden
- Qualifikation der Antragsstellenden:
- wissenschaftlicher Lebenslauf (erbrachte Publikationen, Konferenzteilnahmen, eingeworbene Drittmittel und Preise)
- Stellungnahme der ersten Betreuungsperson
- Bei Folgeanträgen sollte ein Promotionsfortschritt erkennbar sein, beispielsweise durch die Veröffentlichung eines neuen wissenschaftlichen Artikels sowie durch ein entsprechend neues Thema für den Konferenzbeitrag.
- Pro Konferenzbeitrag kann maximal eine Person gefördert werden. Gruppenvorträge sind nicht förderfähig!
- Höhe der beantragten Fördersumme: gemäß des Bayrischen Reiskostengesetztes sind wir als öffentliche Einrichtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 3 Abs. 2) bei der Vergabe der Reisekostenförderung verpflichtet. Unverhältnismäßige hohe Reisekosten können nicht durch die Reisekostenförderung erstattet werden.
Wir empfehlen Ihnen frühzeitig stornierbare Angebote zu buchen, um die Reisekosten zu reduzieren.
Nehmen Sie gerne im Vorfeld Kontakt mit uns auf, um Ihre Förderchancen zu besprechen!
Wer kann sich auf die Reisekostenförderung bewerben?
Die Reisekostenförderung dient der Qualifizierung des wissenschaftlichen Nachwuchses. Daher werden im Rahmen der begrenzten verfügbaren Haushaltsmittel vorrangig Promovierende und Postdocs gefördert. Postdocs können nach der derzeit gültigen Richtlinie bis zu 24 Monate nach Ihrer Promotion gefördert werden. Promovierte sollten daher dem Antrag eine Kopie ihrer Promotionsurkunde beifügen.
Habiltierende sind dazu aufgefordert Ihren Habilitationsfond für Reisekosten zu verwenden und können nur in Ausnahmefällen berücksichtigt werden.
Habilitierte und Juniorprofessorinnen und -professoren können in der Regel keine Förderung erhalten.
Bitte beachten Sie:
Die Reisekostenförderung der Universität Passau soll nur als nachrangige Förderung dienen. Die Verfügbarkeit von Lehrstuhlmittel und externen Fördermittel soll vorab geprüft werden. Bitte informieren Sie sich über die Kriterien, nach denen die Reisekostenförderung vergeben wird.
Für Habiltierende gilt, dass zunächst auch die Mittel aus dem eigenen Habilitations-Fonds ausgeschöpft werden sollten.
Es kann nur die aktive Teilnahme an einer Veranstaltung einer international anerkannten wissenschaftlichen Einrichtung mit einem Beitrag, der eine eigenständige wissenschaftliche Leistung repräsentiert, gefördert werden.
Folgende Teilnahmeformen
können daher leider nicht gefördert werden:
Teilnahmen an Lehrveranstaltungen wie Kurse, Seminare und Kolloquien oder Organisationsfunktionen wie Moderationen, Einführungen und Grußworte.
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Ein Hinweis vorab:
Ein vollständiger Antrag muss vor Reiseantritt
in der Geschäftsstelle des Graduiertenzentrums eingegangen sein.
Schritt 1
Förderkriterien
Schauen Sie sich zunächst sorgfältig
die Förderkriterien an. Mit Hilfe der
nächsten Schritte werden wir versuchen,
Sie auf möglichst alle relevanten Voraussetzungen, Aspekte
und Überlegungen aufmerksam zu machen.
Lesen Sie bitte sorgfältig unsere Richtlinien zur Gewährung von Reisekostenzuschüssen. Nur diese sind verbindlich. Alle Informationen auf unserer Webseite dienen nur der vereinfachten Darstellung und der Zusammenfassung.
Schritt 2
Richtlinien
Schritt 3
Antragsberechtigung
Um einen Antrag auf einen Reisekostenzuschuss stellen zu können, müssen Sie einer der folgenden Statusgruppen angehören.
Planen Sie bitte vor Antragstellung, wie Sie Ihre Reise finanzieren werden. Bedenken Sie dabei bitte folgende Punkte:
Schritt 4
Finanzierungsüberlegungen
- Der Zuschuss des Graduiertenzentrums ist grundsätzlich nachrangig einzusetzen. Zunächst sind andere Förderungen zur Finanzierung heranzuziehen, wie etwa Kostenübernahmen durch ein Promotionskolleg.
- Durch den Reisekostenzuschuss des Graduiertenzentrums können nur bis zu zwei Drittel der anfallenden Reisekosten übernommen werden.
- Das restliche Drittel der Reisekosten kann nur mit speziellen, hierfür eingeworbenen Drittmitteln (DAAD-Mittel, ...) aufgestockt werden. Eine Aufstockung durch andere Haushaltsmittel, beispielsweise durch Lehrstuhl- oder Professurmittel, ist nicht möglich. Insbesondere können auch Mittel der Universitätsfrauenbeauftragten nicht mit der Reiseförderung des Graduiertenzentrums kombiniert werden.
Bitte beachten Sie:
Mithin müssen Sie im Falle fehlender anderweitiger Finanzierungsmöglichkeiten damit rechnen, eventuell den Rest in Höhe von einem Drittel der anfallenden Reisekosten, welches nicht durch das Graduiertenzentrum übernommen werden kann, aus privaten Mitteln zu finanzieren.
Hinweis: Etwaige private Ausgaben im Rahmen des Eigenanteils können teilweise steuerlich abgesetzt werden.
Schritt 5
Entscheidendes Förderkriterium
Dies wird durch eine Stellungnahme Ihrer Betreuungsperson belegt (dazu sogleich im nächsten Schritt).
Es kann nur die aktive Teilnahme an einer Veranstaltung einer international anerkannten wissenschaftlichen Einrichtung mit einem Beitrag, der eine eigenständige wissenschaftliche Leistung repräsentiert, gefördert werden. Prüfen Sie daher bitte, ob Sie dieses Kriterium erfüllen.
Folgende Teilnahmeformen
können daher leider nicht gefördert werden:
Teilnahmen an Lehrveranstaltungen wie Kursen, Seminaren und Kolloquien oder Organisationsfunktionen wie Moderationen, Einführungen und Grußworte.
Bitten Sie möglichst frühzeitig Ihre Betreuungsperson, unser Stellungnahme-Formular, in dem die eigenständige wissenschaftliche Leistung sowie die Bedeutung der Veranstaltung dargelegt wird, auszufüllen. Bedenken Sie bitte, dass das Risiko eines nicht rechtzeitigen Eingangs der Stellungnahme in jedem Fall bei Ihnen liegt: Ihr Antrag muss vollständig vor Reiseantritt in der Geschäftsstelle des Graduiertenzentrums eingehen.
Schritt 6
Stellungnahme der Betreuungsperson
Tipp 1:
Wenn Sie Ihren Antrag über das Online-Formular einreichen, können Sie die Stellungnahme auch durch das Graduiertenzentrum bei Ihrer Betreuungsperson anfordern lassen.
Tipp 2:
Falls Ihnen die Stellungnahme zum Zeitpunkt Ihrer Antragsstellung lediglich noch nicht ausgefüllt vorliegt, können Sie es (spätestenfalls!) bis zum Reiseantritt nachreichen.
Schritt 7
Anlagenerstellung
Richten Sie die
notwendigen Anlagen her:
- Erstellen Sie einen wissenschaftlichen Lebenslauf. In diesem soll deutlich werden, welche Publikationen Sie bisher veröffentlicht haben, welche Konferenzen Sie bisher besucht haben, welche Drittmittel oder Stipendien Sie bisher eingeworben haben und welche Preise Sie bisher gewonnen haben.
- Erstellen Sie eine kurze Darlegung, worin die eigenständige wissenschaftliche Leistung besteht, die eine Teilnahme an der Veranstaltung sinnvoll macht (Abstract/Exposé). Im Falle eines Antrages über das Online-Formular muss diese Darlegung als Text mit einem Umfang von 1500 bis maximal 1800 Zeichen inklusive Leerzeichen in ein Textfeld eingefügt werden. Im Falle eines Antrags per Post wird die Darlegung dem Antrag beigefügt, dennoch können Sie sich auch dann an diesem Umfang orientieren.
- Kümmern sie sich um einen Nachweis der Konferenzteilnahme, wie etwa ein Einladungsschreiben.
- Postdocs müssen ihrem Antrag die Promotionsurkunde hinzufügen. Falls diese noch nicht vorhanden ist, ist die Bestätigung der Disputation/des Rigorosums ausreichend.
Schritt 8
Antragstellung
Eine Antragstellung ist als Online-Antrag oder per Post möglich
und muss bis spätestens zum Reiseantritt in der Geschäftsstelle des Graduiertenzentrums eingehen.
Falls Sie Ihren Antrag direkt als Online-Antrag stellen möchten:
Durch das Klicken auf den Button gelangen Sie automatisch zum Online-Antragsformular auf dieser Seite. Im Rahmen des Online-Antrages werden Sie dann an den entsprechenden Stellen gebeten, Ihre Angaben zu tätigen und Ihre Anlagen hochzuladen.
Wir wünschen Ihnen
eine erfolgreiche Reise!
Falls Sie Ihren Antrag per Post stellen möchten:
Bitte laden Sie sich unser Antragsformular als PDF herunter.
Füllen Sie dieses bestenfalls direkt am PC als PDF-Formular aus und drucken Sie dieses bitte einseitig aus. Sollte das Ausfüllen als PDF-Formular nicht möglich sein, drucken Sie dieses bitte einseitig aus und füllen Sie dieses bitte leserlich aus. Unterschreiben Sie bitte Ihren ausgedruckten Antrag.
Fügen Sie Ihrem Antrag bitte alle im vorherigen Schritt hergerichteten Anlagen sowie die Stellungnahme Ihrer Betreuungsperson bei und schicken Sie Ihren Antrag an:
Das Graduiertenzentrum
Universität Passau
94030 Passau
Bitte beachten Sie:
Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Passau müssen Sie einen Antrag auf Genehmigung einer Dienst-/Fortbildungsreise bei der Personalabteilung stellen und das Feld "Fortbildungsreise" ankreuzen.
Dokumente:
Sie müssen insbesondere folgende vier Kriterien erfüllen, um grundsätzlich einen Antrag auf Reisekostenzuschuss beim Graduiertenzentrum stellen zu können:
1. Sie sind Mitglied der Universität Passau und gehören einer der folgenden Statusgruppen an:
- Promovierende, welche eine schriftliche Bestätigung über die Annahme als Doktorandin oder Doktorand ihrer Fakultät erhalten haben oder als Doktorandin oder Doktorand immatrikuliert sind
- Habilitierende, welche eine schriftliche Bestätigung über die Annahme als Habilitandin oder Habilitand ihrer Fakultät erhalten haben
- Postdoktorandinnen und Postdoktoranden, welche eine wissenschaftliche Weiterqualifizierung oder eine Berufungsfähigkeit im Rahmen der Erlangung habilitationsäquivalenter Leistungen anstreben.
2. Die bereiste Veranstaltung wird von einer anerkannten wissenschaftlichen Einrichtung ausgerichtet.
3. Sie nehmen an der Veranstaltung aktiv mit einem Beitrag (Präsentation, Vortrag) teil, der eine eigenständige wissenschaftliche Leistung repräsentiert (nicht: Teilnahme an Lehrveranstaltungen wie Kurse, Seminare und Kolloquien oder Organisationsfunktionen wie Moderationen, Einführungen und Grußworte).
4. Sie reichen Ihren Antrag ein, bevor Sie Ihre Reise beginnen.
Bitte beachten Sie folgende Hinweise:
- Gastvorträge sind von der Förderung ausgeschlossen.
- Es ist möglich, die Reise mit einem Privataufenthalt zu koppeln, wenn dadurch keine Mehrkosten für die Universität entstehen. Entsprechende Belege, wie der Vergleich von Flugkosten, sind dem Antrag und spätestens der Abrechnung beizufügen. Bitte weisen Sie auf dem Antrag aus, welche Tage Sie privat verbracht haben.
Bitte richten Sie den Antrag auf Erstattung der Reisekosten (Abrechnung) spätestens sechs Monate nach der Veranstaltung direkt an die Personalabteilung, Referat VIII/4, Bereich Dienst- und Fortbildungsreisen.
sowie
- Bewilligungsschreiben des Graduiertenzentrums im Original
- alle Belege über alle Kosten, die Sie abrechnen möchten, inklusive Boarding-Pässe bei Flügen und abgestempelte Fahrkarten bei Zugfahrten
- Teilnahmezertifikat oder eine gleichwertige Bestätigung des Veranstalters, die belegt, dass Sie tatsächlich aktiv an der Veranstaltung teilgenommen haben. Dies bedeutet, dass Sie beispielsweise den Vortrag gehalten oder das Poster präsentiert haben.
- Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Passau: Antrag auf Genehmigung einer Fortbildungsreise (von der Personalabteilung genehmigte Fassung im Original)
- Wenn Sie Ihre Reise privat verlängert haben: Belege darüber, dass durch Ihren Privataufenthalt keine Mehrkosten für die Universität entstanden sind
Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Reiseförderung auch bei der Teilnahme an virtuellen Konferenzen, bei denen Teilnahmegebühren anfallen.
Sollten Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Universität Passau sein, stellen Sie bitte auch vor dem Besuch von virtuellen Konferenzen einen Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise bei der Personalabteilung (Referat VIII/4) und vermerken dort, dass die Konferenz virtuell stattfindet.
Im Falle von Stornokosten können diese über das Abrechnungsformular mit einer kurzen Erläuterung geltend gemacht werden. Die unvermeidbaren Stornokosten können Sie mit dem üblichen Abrechnungsformular abrechnen. Unter „Begründungen jeglicher Art“ tragen Sie bitte die Gründe für die Stornierung der Reise ein. Der Abrechnung fügen Sie wie gewohnt die Genehmigung der Dienst- oder Fortbildungsreise sowie die diversen Belege bei.
Die Ausschlussfrist von sechs Monaten beginnt in diesem Fall ab Bekanntwerden der Tatsache, dass die Dienst- oder Fortbildungsreise nicht ausgeführt werden kann.
Für einschlägige Fragen wenden Sie sich bitte an die Kollegen und Kolleginnen aus dem Referat VIII/4 in der Personalabteilung.
Das Graduiertenzentrum stellt Ihnen überdies weitere Informationen zu universitären und universitätsexternen Reisemitteln bereit.
Bitte, beachten Sie die derzeit geltenden Vorgaben des Staatsministeriums für Finanzen und Heimat im Hinblick auf dienstliche Reisen.
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